Annexe 7. Directives pour la mise en place d’un focus group

■ Calendrier. Prévoir la date de la tenue du focus groupe, ce qui permettra de fixer des moments opportuns pour contacter les participants. L’idéal est de leur envoyer la lettre d’invitation trois semaines avant, puis de contacter par téléphone, une semaine avant la tenue de l’événement, ceux qui n’ont pas confirmé leur présence.
■ Lettre d’invitation. Lors du premier contact, quatre documents doivent être envoyés. La lettre d’invitation adressée à chaque participant, le feuillet d’information sur le projet incluant les questions à l’étude, le formulaire de consentement et la feuille d’identification (coordonnées complètes des participants).
■ Rappel. Une semaine avant la tenue de l’évènement, il est nécessaire de faire un rappel téléphonique ou par courriel. Il importe de préciser à nouveau la date et le lieu de rencontre. Il faut souligner s’il y a un stationnement disponible et prévoir des vignettes à remettre aux participants à l’entrée, si c’est le cas.
■ Collation. Il faut prévoir café, jus et collation pour les participants.
■ Lieu. Il faut faire imprimer des affiches afin d’indiquer aux participants où se trouve le local pour le focus groupe, une fois qu’ils seront entrés dans le bâtiment. Il faut vérifier s’il y a un tableau blanc dans le local pour faciliter la prise de note d’éléments-clés.
■ Enregistrements audio et vidéo. Il faut réserver la caméra ainsi que deux enregistreuses numériques.
■ Places assignées. Afin que les participants sachent avec qui ils discutent lors de la discussion, il est intéressant d’indiquer et de prévoir des places assignées en installant des cartons les identifiant et mentionnant leur lieu de travail…